Subordonnés immédiat
- Assistant Administratif, Secrétaire de Branche, chauffeurs, Assistant de Bureau, Nettoyeurs, Gardien de Sécurité.
Responsabilités Primaires
- Logistique
- Gestion des matériaux et outils de bureaux
- Gestion de l’approvisionnement
- Assurances
- Supervision du staff subordonné
RESPONSABILITES CLES
1. LOGISTIQUE
- Faire les arrangements pour les voyages internes et externes (visas, transports et logement)
- Gérer utilement les exigences des bureaux
- Assister à la préparation du conseil d’administration qui se tient quatre fois l’an
- Recevoir tous les courriers en rapport avec l’institution et travailler dessus correctement en les distribuant au département concerné
- Assurer les arrangements de sécurité pour tous les bureaux
- Assurer que le système de gestion de la logistique de transport répond aux exigences des départements
- Gérer les événements (ateliers, fêtes, …)
- Veiller sur les documents de bail de concert avec l’avocat conseil
- Contrôler la consommation des ressources (carburant, eau, électricité, …)

2. GESTION DES BIENS
- Gérer et maintenir les biens physiques en s’assurant que le coût effectif des réserves est disponible pour l’efficience et l’égalité des opérations de l’institution
- S’assurer que tous les bureaux ont le matériel adéquat et que celui – ci est correctement maintenu
- S’assurer que tous les véhicules sont adéquatement assurés à travers le service compétent en se basant sur la politique opérationnelle
- S’assurer que tous les matériaux de bureaux sont respectivement intitulés selon leur département et qu’ils ont des documents de possession
- Assurer correctement la maintenance des exigences qui sont adressées à tous les bureaux
- Assurer la disponibilité et l’usage approprié des facilitées téléphoniques de tous les bureaux
- Mettre à jour la base de données des matériaux de bureaux
- Etablir et gérer la maintenance des véhicules en arrangeant un cycle de maintenance approprié en liaison avec une agence externe fournissant les services d’entretien
- Surveiller l’utilisation des véhicules en s’assurant qu’ils sont correctement utilisés et rencontre les exigences standards des services
- Faire rapport au management des véhicules accidentés, soumettre le rapport de la police sur la nature et la cause de l’accident ainsi que sur le résultat des investigations

3. APPROVISIONNEMENT
- Gérer la fonction de l’approvisionnement en usant des procédures stipulé dans les règles de l’administration
- Surveiller l’impression des documents après l’approbation par le management
- Surveiller la fourniture des biens et services qui rencontrent les exigences d’opérations venant des fournisseurs approuvés

4. ASSURANCES
- S’assurer que tous les matériaux des bureaux, le personnel et les activités sont couverts par une assurance

5. SUPERVISION DU STAFF SUBORDONNE
- Surveiller les appréciations de performance du staff du département
- Superviser et évaluer tout le staff subordonné du Head office

1. EDUCATION
- Licence en commerce ou administration des affaires et / ou qualifications professionnelles similaires
- Connaissance en Ms Office (Word, Excel et PowerPoint)

2. HABILITES PROFESSIONNELLES
- Habilité à travailler sous pression et à résoudre les problèmes
- Excellence communication et habilitée interpersonnelle à accroître les relations entre l’administration et les autres départements et communiquer avec le Directeur Financier
- Coopération et sociabilité

3. EXPERIENCE
- Minimum de 2 ans dans un poste de Direction Administrative